Datenschutz für Talente

Falls Du es ganz genau wissen möchtest: Unsere vollständige Datenschutzerklärung findest Du unter q-talent.eu/datenschutz. Diese Seite hier ist die Kurzfassung speziell für Dich als Kandidat oder Kandidatin.

1. Wie sind wir auf Dich aufmerksam geworden?

Es gibt zwei Wege, wie Du in unserer Welt auftauchst:

Du hast uns gefunden.

Du hast Dich auf unserer Website beworben, einen CV hochgeladen, einen Termin gebucht oder uns auf LinkedIn, Xing oder per E-Mail kontaktiert. Dann hast Du uns Deine Daten freiwillig übergeben.

Wir haben Dich gefunden (Active Sourcing).

Wir suchen für unsere Auftraggeber gezielt nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten. Dafür nutzen wir öffentlich zugängliche Profile auf folgenden Plattformen:

• LinkedIn
• Xing
• talent.cloud (karriere.at)
• Talentwunder
• weitere öffentliche berufliche Profile

Wenn wir denken, dass Du gut zu einer offenen Position passen könntest, kontaktieren wir Dich zunächst direkt auf der jeweiligen Plattform und fragen, ob Du an einer ausführlichen Stellenbeschreibung interessiert bist. Erst wenn Du Interesse signalisierst, speichern wir Deine Daten in unserem Bewerbermanagementsystem. Bis dahin existieren über Dich bei uns keine gespeicherten Daten.

Spätestens mit unserer ersten Folgenachricht erhältst Du den Hinweis auf diese Datenschutzseite.

2. Welche Daten haben wir gespeichert?

Welche Daten wir speichern, hängt davon ab, in welcher Phase wir uns befinden:

Wenn Du Interesse signalisiert hast, aber noch kein Gespräch stattgefunden hat:

Vor- und Nachname, beruflicher Standort (Stadt, Land), aktueller Arbeitgeber und Position, beruflicher Werdegang, Ausbildung, Skills, öffentlich angegebene Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, falls von Dir öffentlich gemacht), Profilbild, Link zum Originalprofil. Diese Daten stammen aus Deinem öffentlichen Profil auf der Plattform, über die wir Dich angesprochen haben.

Wenn Du uns Deinen CV geschickt oder einen Termin gebucht hast:

Zusätzlich: alles, was Du uns mitteilst (Lebenslauf, Anschreiben, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, weitere Dokumente, Kontaktdaten aus dem Buchungsformular).

Wenn wir ein Gespräch geführt haben:

Zusätzlich: Inhalte des Gesprächs, unsere fachliche Einschätzung und Empfehlung, Notizen zur Vermittlungshistorie.

3. Was machen wir mit Deinen Daten?

Wir suchen für Dich passende Stellen.

Dafür gleichen wir Deine Qualifikationen mit den offenen Mandaten unserer Auftraggeber ab.

Wir bereiten Deine Vorstellung beim Kunden vor.

Wenn wir Dich für eine konkrete Position vorschlagen wollen, sprechen wir vorher mit Dir und holen Deine Zustimmung ein. Erst dann übermitteln wir Deine Unterlagen an den jeweiligen Kunden.

Wir erstellen ein internes Profil.

Auf Basis Deines CVs und unseres Gesprächs verfassen wir ein zweiseitiges Q-TALENT-Profil mit unserer fachlichen Einschätzung. Dieses Profil ist Teil unseres Vermittlungsprozesses und wird gemeinsam mit Deinem CV an den Kunden übermittelt. Es enthält neben einer Zusammenfassung Deiner Qualifikationen auch unsere Bewertung Deiner Eignung. Dieses interne Profil ist Teil unserer Arbeitsgrundlage und enthält unsere fachliche Einschätzung. Es wird Dir nicht zur Vorab-Ansicht vorgelegt.

Wir nutzen KI zur Unterstützung.

Bei der Profilerstellung, der CV-Optimierung (nur mit Deiner ausdrücklichen Zustimmung) und bei der Auswertung von Gesprächstranskripten setzen wir KI-Tools ein, konkret Claude (Anthropic, USA) und Gemini (Google, EU/USA). Beide Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wir nutzen Business-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag, das heißt: Deine Daten werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet.

4. Wie geben wir Deine Daten weiter?

Wir geben Deine Daten ausschließlich an unsere Auftraggeber weiter, und zwar nur dann, wenn:

• Du dem konkret zugestimmt hast (im Gespräch oder per Mail)
• Du den Kunden namentlich kennst
• Es um eine konkrete offene Position geht

Die Übermittlung erfolgt entweder über das Karriereportal des jeweiligen Kunden (Du erhältst dann eine Eingangsbestätigung direkt vom Kunden) oder per E-Mail.

5. Wie lange speichern wir Deine Daten?

6 Monate ist der Standard.

Wenn nach dieser Zeit kein aktiver Vermittlungsprozess läuft, löschen wir Deine Daten.

24 Monate speichern wir Deine Daten in unserem Talentpool,

wenn Du uns dafür Deine ausdrückliche Einwilligung gegeben hast (zum Beispiel über die Checkbox auf unserem Bewerbungsformular). So können wir Dich auch später noch über passende Stellen informieren.

Längere Speicherung

kann erforderlich sein, wenn ein Vermittlungsprozess gerade läuft oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (zum Beispiel im Steuerrecht).

Du kannst jederzeit verlangen, dass wir Deine Daten früher löschen.

6. Welche Tools setzen wir ein?

Damit Du weisst, wo Deine Daten landen:

Zweck	Tool	Anbieter	Standort
Bewerbermanagement	Manatal	Manatal Co. Ltd.	Thailand / Server USA (AWS)
CRM und Lead-Management	SmartSuite	SmartSuite LLC	USA
Kommunikation und Cloud-Speicher	Google Workspace	Google Ireland Ltd.	EU / USA
Videogespräche und Transkription	Google Meet	Google Ireland Ltd.	EU / USA
Terminbuchung Kandidaten	Google Bookings	Google Ireland Ltd.	EU / USA
Terminbuchung Kunden	Calendly	Calendly LLC	USA
KI-Unterstützung	Claude	Anthropic PBC	USA
KI-Unterstützung	Gemini	Google Ireland Ltd.	EU / USA
Messaging	WhatsApp	WhatsApp Ireland Ltd.	EU

Mit allen Anbietern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Die Datenübermittlung in Drittländer (insbesondere USA und Thailand) ist durch Standardvertragsklauseln und/oder Angemessenheitsbeschlüsse abgesichert.

7. Welche Rechte hast Du?

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft darüber, welche Daten wir über Dich gespeichert haben
• Berichtigung falscher Daten
• Löschung Deiner Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (insbesondere bei Active Sourcing)
• Datenübertragbarkeit (Du bekommst Deine Daten in einem maschinenlesbaren Format)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (für die Zukunft)
• Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde

8. So erreichst Du uns

Für alle Datenschutz-Anliegen schreib uns einfach eine kurze Mail. Du musst nichts begründen, ein Satz reicht.

E-Mail: datenschutz@q-talent.eu
Postanschrift: Q-TALENT, Sonja Gamsjäger, Obgrün 21, 8264 Großwilfersdorf, Österreich

Stand: 03.05.2026