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MANDAT BESPRECHEN

Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen

  • der Nutzung unserer Website q-talent.eu
  • unserer Recruiting-Dienstleistungen (Active Sourcing, Bewerbermanagement, Kandidatenvermittlung)
  • der Nutzung unserer Profile in Sozialen Medien und auf Sourcing-Plattformen
  • der Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden und Geschäftspartnern

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf eine konkrete natürliche Person beziehbar sind, z. B. Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

1.1. Verantwortliche und Kontaktdaten

Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Sonja Gamsjäger – Q-TALENT
Obgrün 21
8264 Großwilfersdorf
Österreich
E-Mail: sonja.gamsjaeger@q-talent.eu

Für alle datenschutzrechtlichen Anfragen erreichen Sie uns unter: datenschutz@q-talent.eu

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da wir gemäß Art. 37 DSGVO nicht dazu verpflichtet sind.

1.2. Umfang der Datenverarbeitung, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Den Umfang der Verarbeitung der Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen führen wir im Detail weiter unten aus. Als Rechtsgrundlage für eine Datenverarbeitung kommen grundsätzlich die folgenden in Betracht:

  • Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, für die wir eine Einwilligung einholen.
  • Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO ist Rechtsgrundlage, soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, z. B. wenn ein Kandidat oder Kunde mit uns einen Vermittlungsprozess oder eine Geschäftsbeziehung beginnt. Diese Rechtsgrundlage gilt auch für vorvertragliche Maßnahmen, etwa bei Anfragen zu unseren Leistungen.
  • Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO findet Anwendung, wenn wir mit der Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung erfüllen, wie es z. B. im Steuerrecht der Fall sein kann.
  • Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO dient als Rechtsgrundlage, wenn wir uns zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen berufen können, z. B. für unser Active Sourcing oder für Cookies, die für den technischen Betrieb unserer Website erforderlich sind.

1.3. Datenverarbeitung außerhalb des EWR

Soweit wir Daten an Dienstleister oder sonstige Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, garantieren Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO die Sicherheit der Daten bei der Weitergabe, soweit diese vorhanden sind.

Bei der Datenweitergabe an Dienstleister in den USA stützt sich die Datenübermittlung auf den EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023), sofern der jeweilige Dienstleister unter diesem Framework zertifiziert ist. Die von uns eingesetzten US-Dienstleister (Google, Anthropic, SmartSuite, Calendly sowie das Manatal-Hosting bei AWS) sind nach unserem Kenntnisstand DPF-zertifiziert.

In anderen Fällen (z. B. wenn kein Angemessenheitsbeschluss existiert), sind Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Diese sind ein von der EU-Kommission verabschiedetes Regelwerk und werden Bestandteil der Verträge mit den jeweiligen Dienstleistern.

1.4. Speicherdauer

Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt, d. h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z. B. für Daten, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

Konkrete Speicherfristen nennen wir in den jeweiligen Abschnitten zu den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten.

1.5. Rechte der Betroffenen

Betroffene haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), insbesondere bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung unberührt bleibt

Betroffene haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Für Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

1.6. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Kunden, Kandidaten, Interessenten oder Dritte müssen uns im Rahmen einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines Vertrages oder die Bereitstellung einer Leistung ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können.

Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.

1.7. Keine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. KI-Tools, die wir bei der Profilerstellung und Entscheidungsvorbereitung einsetzen, dienen ausschließlich der Unterstützung; die finale Entscheidung trifft stets ein Mensch. Sollten wir vollautomatisierte Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich geboten ist.

1.8. Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns, z. B. per E-Mail, Telefon oder über LinkedIn, Xing oder WhatsApp, werden die uns mitgeteilten Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage) von uns gespeichert, um Fragen zu beantworten und unsere Geschäftsbeziehung anzubahnen oder fortzuführen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), an uns gerichtete Anfragen zu beantworten, oder bei vorvertraglichen Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2. Datenverarbeitung auf unserer Website

2.1. Cookie-Hinweis und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website speichert Informationen in der Endeinrichtung von Websitebesuchern (z. B. Cookies) oder greift auf Informationen zu, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind (z. B. IP-Adressen). Welche Informationen dies im Einzelnen sind, ist den folgenden Abschnitten zu entnehmen.

Diese Speicherung und dieser Zugriff erfolgen auf Grundlage:

  • der technischen Notwendigkeit, soweit diese Speicherung oder dieser Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit wir den von Websitebesuchern ausdrücklich gewünschten Dienst unserer Website zur Verfügung stellen (z. B. zur Sicherstellung der IT-Sicherheit unserer Website), oder
  • der Einwilligung der Websitebesucher über unser Consent-Management-Tool.

Zur Verwaltung der Einwilligungen setzen wir das Tool Complianz ein. Anbieter ist Complianz B.V., Kalmarweg 14-5, 9723 JG Groningen, Niederlande. Complianz speichert die abgegebenen Einwilligungen lokal im Browser des Nutzers. Es findet keine Datenübermittlung an Dritte statt. Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Complianz ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Dokumentation und Verwaltung der Einwilligungen unserer Websitebesucher.

Nicht-essenzielle Cookies und Tracking-Technologien laden ausschließlich nach aktiver Einwilligung der Websitebesucher.

2.2. Informatorische Nutzung der Website

Bei der informatorischen Nutzung der Website, also wenn Seitenbesucher uns nicht gesondert Informationen übermitteln, erheben wir die personenbezogenen Daten, die der Browser an unseren Server übermittelt, um die Stabilität und Sicherheit unserer Website zu gewährleisten. Darin liegt unser berechtigtes Interesse, so dass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

Diese Daten sind:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
  • Inhalt der Anfrage (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode
  • jeweils übertragene Datenmenge
  • Website, von der die Anfrage kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware

Diese Daten werden außerdem in Logfiles gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist, spätestens nach 14 Tagen.

2.3. Webhosting und Bereitstellung der Website

Unsere Website wird gehostet von World4You Internet Services GmbH, Hafenstraße 35, 4020 Linz, Österreich. Der Anbieter verarbeitet dabei die über die Website übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Inhalts-, Nutzungs-, Meta-/Kommunikationsdaten oder Kontaktdaten) in der EU. Mit World4You besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://www.world4you.com/unternehmen/datenschutzerklaerung.

Es ist unser berechtigtes Interesse, eine Website zur Verfügung zu stellen, sodass die Rechtsgrundlage der beschriebenen Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

2.4. Kontaktformular

Auf unserer Website bieten wir ein Kontaktformular an, über das Sie mit uns in Kontakt treten können.

Zur Bereitstellung des Kontaktformulars nutzen wir das WordPress-Plugin WPForms. Anbieter ist WPForms LLC, USA. Das Plugin wird lokal auf unserem Webserver bei World4You (Linz, Österreich) betrieben. Eine direkte Datenübermittlung an WPForms LLC findet im Regelbetrieb nicht statt.

Bei Kontaktaufnahme über das Formular speichern wir die dort abgefragten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht). Diese Daten werden zum einen per E-Mail an uns übermittelt und zum anderen in einer Datenbank des Plugins auf unserem Webserver gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, an uns gerichtete Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Bei Anfragen, die auf die Anbahnung einer Geschäftsbeziehung abzielen, ist Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Daten in der Plugin-Datenbank werden zusätzlich regelmäßig manuell überprüft und gelöscht, sobald die jeweilige Anfrage abschließend bearbeitet ist.

2.5. Buchung von Terminen

Seitenbesucher können auf unserer Website Termine mit uns buchen. Wir nutzen dafür zwei verschiedene Tools, abhängig von der Art des Termins:

  • Calendly für Erstgespräche mit potenziellen Kunden: Anbieter ist Calendly LLC, 271 17th St NW, Suite 1000, Atlanta, GA 30363, USA. Calendly verarbeitet Daten in den USA. Calendly ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Datenübermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Mit Calendly besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://calendly.com/legal/privacy-notice
  • Google Bookings für allgemeine Termine, insbesondere Erstgespräche mit Kandidatinnen und Kandidaten sowie informelle Gespräche und Kennenlerntermine: Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Daten können auch in den USA verarbeitet werden. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

Bei der Terminbuchung verarbeiten wir neben den von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Freitextangaben, Einverständnis zur Transkription) auch Meta- und Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel).

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Interessenten und Kandidaten eine nutzerfreundliche Möglichkeit zur Vereinbarung von Terminen anzubieten. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO sowie bei vorvertraglichen Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

2.6. Technisch notwendige Cookies

Unsere Website setzt Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im Webbrowser auf dem Endgerät eines Seitenbesuchers gespeichert werden. Soweit diese Cookies für den Betrieb unserer Website oder ihre Funktionen erforderlich sind (nachfolgend „Technisch notwendige Cookies“), ist Rechtsgrundlage der damit verbundenen Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, Kunden und anderen Seitenbesuchern eine funktionsfähige Website zur Verfügung zu stellen.

Konkret setzen wir technisch notwendige Cookies zu folgenden Zwecken:

  • Cookies, die Spracheinstellungen übernehmen
  • Cookies, die den Status der Cookie-Einwilligung speichern (Complianz)

2.7. Web-Analyse, Tracking und Marketing-Tools

Die folgenden Tools setzen wir ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ein. Sie werden nicht aktiv, bevor Sie über unser Cookie-Banner zugestimmt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

2.7.1. Google Tag Manager

Wir nutzen den Google Tag Manager zur Verwaltung der auf unserer Website eingesetzten Tracking-Tools. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Google Tag Manager selbst erfasst keine personenbezogenen Daten. Er dient ausschließlich der Verwaltung und Auslieferung anderer Tags. Eine Datenverarbeitung findet nur über die durch den Tag Manager ausgelieferten Tools statt, die unten einzeln aufgeführt sind.

Daten können in den USA verarbeitet werden. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

2.7.2. Google Analytics

Wir setzen Google Analytics zur Analyse des Nutzungsverhaltens unserer Website ein. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, USA). Der Anbieter verarbeitet Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten) und Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräte-Informationen, IP-Adressen) in den USA.

Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, wenn der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

2.7.3. Google Search Console

Wir nutzen die Google Search Console, um die Performance unserer Website in der Google-Suche zu analysieren. Anbieter ist Google Ireland Limited. Die Search Console erhebt aggregierte Daten zu Suchanfragen, Klickraten und Sichtbarkeit. Eine direkte Verarbeitung personenbezogener Daten der Websitebesucher findet im Regelfall nicht statt.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

2.7.4. LinkedIn Insight Tag

Wir setzen den LinkedIn Insight Tag zur Analyse von Conversions und zur zielgerichteten Werbung ein. Anbieter ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland (Mutterunternehmen: LinkedIn Corporation, USA).

Der LinkedIn Insight Tag erfasst Daten über Ihren Besuch auf unserer Website (z. B. URL, Verweis-URL, Geräteinformationen, IP-Adresse, Zeitstempel) und sendet sie an LinkedIn. Diese Daten werden für Werbezwecke und zur Erfolgsmessung unserer Marketing-Aktivitäten auf LinkedIn genutzt.

Daten können in den USA verarbeitet werden. LinkedIn ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit LinkedIn besteht eine entsprechende Vereinbarung.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten durch LinkedIn auch direkt bei LinkedIn widersprechen: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out

Weitere Informationen: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

2.7.5. Meta Pixel (Facebook Pixel)

Wir setzen das Meta Pixel ein, um die Wirksamkeit unserer Marketing-Aktivitäten auf Meta-Plattformen (Facebook, Instagram) zu messen und zielgerichtete Werbung zu schalten. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland (Mutterunternehmen: Meta Platforms Inc., USA).

Das Meta Pixel erfasst Daten über Ihren Besuch auf unserer Website (z. B. besuchte Seiten, ausgeführte Aktionen, Geräteinformationen, IP-Adresse) und sendet sie an Meta.

Daten können in den USA verarbeitet werden. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Meta besteht eine entsprechende Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO für die Erhebung und Übermittlung der Daten zu Werbezwecken.

Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy

3. Recruiting und Vermittlungstätigkeit

3.1. Überblick

Im Rahmen unserer Recruiting-Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kandidatinnen und Kandidaten in verschiedenen Phasen:

  • Identifikation potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten über öffentlich zugängliche Profile (Active Sourcing)
  • Aufnahme in unser Bewerbermanagementsystem nach erstmaligem Kontakt und Interessenbekundung
  • Durchführung von Vorgesprächen und Erstellung interner Profile
  • Vermittlung an unsere Auftraggeber

In diesem Abschnitt erläutern wir, wie wir in jeder dieser Phasen mit personenbezogenen Daten umgehen.

Eine ergänzende, kandidatenfreundliche Kurzfassung dieser Informationen finden Sie unter q-talent.eu/datenschutz-talente.

3.2. Active Sourcing: Identifikation potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten

Wir suchen für unsere Auftraggeber gezielt nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten. Dafür nutzen wir öffentlich zugängliche Profile auf folgenden Plattformen:

  • LinkedIn
  • Xing
  • talent.cloud (karriere.at)
  • Talentwunder
  • weitere öffentlich zugängliche berufliche Profile und Lebenslaufdatenbanken

Ablauf:

Wenn wir denken, dass eine Person gut zu einer offenen Position passen könnte, kontaktieren wir sie zunächst direkt auf der jeweiligen Plattform. Wir fragen, ob Interesse an einer ausführlichen Stellenbeschreibung besteht.

Erst wenn die Person Interesse signalisiert, speichern wir ihre Daten in unserem Bewerbermanagementsystem. Bis dahin existieren über die jeweilige Person bei uns keine gespeicherten Daten. Spätestens mit unserer ersten Folgenachricht erhält die Person einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung sowie auf q-talent.eu/datenschutz-talente.

Erfasste Datenkategorien:

Aus dem öffentlichen Profil der Person erfassen wir folgende Daten, sofern sie im jeweiligen Profil enthalten sind:

  • Vor- und Nachname
  • Beruflicher Standort (Stadt, Land)
  • Aktueller Arbeitgeber und aktuelle Position
  • Beruflicher Werdegang
  • Ausbildung
  • Kompetenzen und Fähigkeiten (Skills)
  • Öffentlich angegebene Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, sofern von der Person selbst öffentlich gemacht)
  • Profilbild
  • Link zum Originalprofil

Zweck der Verarbeitung:

Identifikation geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten für offene Positionen unserer Auftraggeber, Dokumentation unserer Sourcing-Aktivitäten zur Vermeidung von Mehrfachansprachen sowie Vorbereitung einer möglichen Erstkontaktaufnahme.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, für unsere Auftraggeber qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren und potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten passende Karrieremöglichkeiten anzubieten.

Wir haben eine dokumentierte Interessenabwägung durchgeführt und sind zu dem Ergebnis gekommen, dass die berechtigten Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen, weil ausschließlich beruflich relevante, von den Personen selbst auf beruflichen Plattformen veröffentlichte Daten verarbeitet werden, und weil die Datennutzung dem üblichen Zweck dieser Plattformen (berufliche Vernetzung und Karriereentwicklung) entspricht.

Speicherdauer:

Daten potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten, mit denen kein aktiver Kontakt zustande kommt oder bei denen seit mehr als 6 Monaten keine Aktivität stattgefunden hat, werden gelöscht. Diese Löschung erfolgt im Rahmen unserer monatlichen Bereinigungsroutine. Bei aktivem Kontakt richtet sich die weitere Speicherung nach Abschnitt 3.3.

Widerspruchsrecht:

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit zu widersprechen. Bei Widerspruch löschen wir Ihre Daten unverzüglich, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Interessen entgegenstehen. Ein Widerspruch kann formlos per E-Mail an datenschutz@q-talent.eu erfolgen.

3.3. Aktive Kandidatinnen und Kandidaten

Wenn Sie auf unsere Kontaktaufnahme reagieren oder uns aktiv kontaktieren (zum Beispiel durch Zusendung eines Lebenslaufs, Buchung eines Termins oder Bewerbung über unsere Karriereseite), beginnt die aktive Phase der Vermittlung.

Erfasste Datenkategorien:

Zusätzlich zu den unter 3.2 genannten Datenkategorien verarbeiten wir alles, was Sie uns mitteilen oder zur Verfügung stellen:

  • Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, weitere Dokumente
  • Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Wechselmotivation
  • Inhalte unserer Kommunikation per E-Mail, LinkedIn, Xing, WhatsApp oder Telefon
  • Inhalte unserer Vorgespräche, sofern Sie der Transkription zugestimmt haben
  • Unsere fachliche Einschätzung und Notizen zur Vermittlungshistorie

Zweck der Verarbeitung:

  • Beurteilung Ihrer Eignung für offene Positionen unserer Auftraggeber
  • Vorbereitung Ihrer Vorstellung beim Kunden
  • Erstellung interner Profile mit unserer fachlichen Einschätzung
  • Begleitung Sie durch den Vermittlungsprozess (Vorbereitung auf Gespräche, Verhandlungsunterstützung)
  • Kommunikation und Dokumentation des Vermittlungsverlaufs

Internes Q-TALENT-Profil:

Auf Basis Ihres CVs und unseres Vorgesprächs erstellen wir ein zweiseitiges internes Profil, das wir gemeinsam mit Ihrem CV an den jeweiligen Kunden übermitteln. Dieses Profil enthält neben einer Zusammenfassung Ihrer Qualifikationen unsere fachliche Einschätzung und Empfehlung zu Ihrer Eignung für die konkrete Position. Dieses interne Profil ist Teil unserer Arbeitsgrundlage und wird Ihnen nicht zur Vorab-Ansicht vorgelegt.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme bzw. Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, insbesondere für Transkription und Talentpool-Speicherung) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Vermittlung).

Sollten Sie in Lebenslauf oder Anschreiben besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO mitteilen (zum Beispiel Angaben zu Gesundheit oder Religionszugehörigkeit), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Wir bitten Sie, solche Angaben in Bewerbungsunterlagen nur zu machen, wenn sie für die angestrebte Position tatsächlich relevant sind.

Speicherdauer:

  • 6 Monate nach letzter Aktivität, wenn kein aktiver Vermittlungsprozess (mehr) läuft
  • 24 Monate im Talentpool, wenn Sie uns dafür Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben
  • Längere Speicherung bei laufenden Vermittlungsprozessen oder bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (zum Beispiel Steuerrecht, Provisionsabwicklung mit Kunden)

3.4. Weitergabe an Kunden

Wenn wir Sie für eine konkrete offene Position vorschlagen wollen, sprechen wir vorher mit Ihnen und holen Ihre Zustimmung ein. Erst dann übermitteln wir Ihre Unterlagen an den jeweiligen Kunden.

Bei der Übermittlung verarbeiten wir folgende Daten:

  • Ihren Lebenslauf
  • Das von uns erstellte interne Q-TALENT-Profil
  • Gegebenenfalls weitere von Ihnen zur Verfügung gestellte Dokumente

Übermittlungsweg:

  • Über das Karriereportal des jeweiligen Kunden (Sie erhalten in diesem Fall eine Eingangsbestätigung direkt vom Kunden)
  • Per E-Mail an den Ansprechpartner beim Kunden

Rechtliches Verhältnis zum Kunden:

Mit Übermittlung Ihrer Daten an einen Kunden wird dieser ein eigenständig Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO. Q-TALENT und der Kunde sind keine gemeinsam Verantwortlichen im Sinne des Art. 26 DSGVO. Der Kunde verarbeitet Ihre Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung und im Rahmen seines eigenen Bewerbungsprozesses.

Wir geben Ihre Daten nicht weiter:

  • An andere Personalvermittler
  • An Marketing-Dienstleister
  • An sonstige Dritte ohne konkreten Vermittlungszusammenhang

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung zur Vorstellung beim konkreten Kunden).

3.5. Bewerbungsformular auf unserer Karriereseite

Auf unserer Karriereseite, die über die Plattform Manatal bereitgestellt wird, können Sie sich auf konkrete Stellenanzeigen bewerben oder Ihren Lebenslauf einreichen. Dabei erfassen wir die von Ihnen freiwillig angegebenen Daten:

  • Vor- und Nachname (Pflichtfeld)
  • E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
  • Telefonnummer (Pflichtfeld, erforderlich für Kandidatenkommunikation)
  • Lebenslauf (Pflichtfeld)
  • Optionale Dokumente und Nachrichten

Sie können zusätzlich Ihre Einwilligung zur längeren Speicherung im Talentpool (24 Monate) geben.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) sowie für die Talentpool-Speicherung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3.6. Eingesetzte Dienstleister im Recruiting

Zur effizienten Verwaltung unserer Recruiting-Aktivitäten setzen wir Software verschiedener Dienstleister ein. Mit diesen Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, soweit sie als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO tätig werden.

  • Manatal (Bewerbermanagementsystem): Manatal Co., Ltd., 26 Chit Lom Alley, Khwaeng Lumphini, Khet Pathum Wan, Bangkok, 10330, Thailand. Die Daten werden bei AWS (Amazon Web Services) in den USA gehostet. Die Datenübermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission im Rahmen des EU-US Data Privacy Frameworks. Weitere Informationen: https://www.manatal.com/de/privacy-policy
  • Google Workspace (Kommunikation, Cloud-Speicher, Videogespräche, Transkription): Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Daten können auch in den USA verarbeitet werden. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
  • WhatsApp (Messaging): WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Wenn Sie aktiv über WhatsApp mit uns kommunizieren, gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy

3.7. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Bei verschiedenen Schritten unseres Recruiting-Prozesses unterstützen uns KI-Tools. Konkret nutzen wir:

  • Claude (Anthropic, USA) für Textverarbeitung, Profilerstellung, CV-Optimierung (nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung) und Auswertung von Gesprächstranskripten
  • Gemini (Google, EU/USA) für ähnliche Zwecke

Beide Anbieter sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wir nutzen ausschließlich Business-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Das bedeutet:

  • Ihre Daten werden nicht zum Training fremder KI-Modelle verwendet
  • Es findet keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt
  • Die finale Entscheidung im Vermittlungsprozess trifft stets ein Mensch

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Bearbeitung) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, insbesondere bei der CV-Optimierung).

3.8. Transkription von Gesprächen

Wir bieten Ihnen an, unsere Gespräche per Google Meet zu transkribieren. Die Transkription erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen, vorab eingeholten Einwilligung. Es wird kein Audio und kein Video aufgezeichnet, sondern nur der gesprochene Text in Schriftform erfasst.

Zweck: Konzentration auf das Gespräch, Sicherstellung, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen, Grundlage für die Erstellung Ihres internen Q-TALENT-Profils.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Speicherort: Das Transkript wird auf unserem Google Workspace gespeichert. Zugriff haben ausschließlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Q-TALENT.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, auch noch während des Gesprächs. Bei Widerruf löschen wir das Transkript unverzüglich. Ohne Einwilligung führen wir das Gespräch trotzdem ganz normal mit Ihnen, einfach ohne Transkription.

4. Datenverarbeitung auf Social-Media- und Sourcing-Plattformen

Wir sind in verschiedenen Sozialen Netzwerken und auf Sourcing-Plattformen vertreten, um dort unser Unternehmen, unsere Leistungen und offene Stellen vorzustellen sowie Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren.

Die Betreiber dieser Netzwerke verarbeiten Daten ihrer Nutzer regelmäßig zu eigenen Zwecken, insbesondere zu Werbezwecken. Unter anderem erstellen sie aus dem Onlineverhalten Nutzerprofile, die beispielsweise dazu verwendet werden, um auf den Seiten der Netzwerke und auch sonst im Internet Werbung zu zeigen, die den Interessen der Nutzer entspricht. Dazu speichern die Betreiber der Netzwerke Informationen zum Nutzungsverhalten in Cookies auf den Endgeräten der Nutzer. Es ist nicht auszuschließen, dass die Betreiber diese Informationen mit weiteren Daten zusammenführen.

Es kann sein, dass die Betreiber oder ihre Server in Nicht-EU-Staaten sitzen, sodass sie Daten dort verarbeiten. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, z. B. weil die Durchsetzung ihrer Rechte erschwert wird oder staatliche Stellen Zugriff auf die Daten nehmen.

Weitere Informationen sowie Hinweise, wie Nutzer der Verarbeitung durch die Seitenbetreiber widersprechen können, erhalten Nutzer in den unten aufgeführten Datenschutzerklärungen der jeweiligen Betreiber.

Wenn Nutzer der Netzwerke mit uns über unsere Profile in Kontakt treten, verarbeiten wir die uns mitgeteilten Daten, um die Anfragen zu beantworten oder den Vermittlungsprozess zu beginnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie bei vorvertraglichen Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

4.1. LinkedIn

Wir unterhalten Profile auf LinkedIn (persönliche Profile unserer Mitarbeiterinnen sowie ein Unternehmensprofil von Q-TALENT). Betreiber ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Möglichkeit zum Widerspruch gegen Werbeanzeigen: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out

4.2. Xing

Wir unterhalten Profile auf Xing. Betreiber ist New Work SE, Dammtorstraße 29-32, 20354 Hamburg, Deutschland.

Datenschutzerklärung: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

4.3. karriere.at und talent.cloud

Wir unterhalten ein Unternehmensprofil auf karriere.at sowie ein Recruiter-Profil auf talent.cloud (Sourcing-Plattform der karriere.at GmbH). Betreiber ist karriere.at GmbH, Lederergasse 32, 4020 Linz, Österreich.

Datenschutzerklärung: https://www.karriere.at/datenschutz

4.4. Talentwunder

Wir nutzen Talentwunder als Sourcing-Plattform. Betreiber ist Talentwunder GmbH, Berlin, Deutschland. Talentwunder aggregiert Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen zur Unterstützung von Recruiting-Tätigkeiten.

Datenschutzerklärung: https://www.talentwunder.com/datenschutz

5. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zu Kunden

Wenn Sie als Vertreterin oder Vertreter eines Unternehmens mit uns als Auftraggeber zusammenarbeiten, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung und Pflege der Geschäftsbeziehung.

Erfasste Datenkategorien:

  • Name, Position, Kontaktdaten (geschäftliche E-Mail, Telefon)
  • Unternehmensbezogene Informationen (Firmenname, Adresse, UID)
  • Inhalte unserer Kommunikation
  • Vertragsbezogene Daten (Mandate, Konditionen, Provisionsabwicklung)

Zweck der Verarbeitung:

  • Anbahnung und Abwicklung von Vermittlungsmandaten
  • Pflege der Geschäftsbeziehung
  • Rechnungsstellung und Provisionsabwicklung
  • Erfüllung steuerlicher und rechtlicher Verpflichtungen

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, insbesondere Steuer- und Handelsrecht), Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Pflege der Geschäftsbeziehung).

Eingesetzte Tools:

Zur Verwaltung unserer Geschäftskontakte nutzen wir SmartSuite (SmartSuite LLC, USA). SmartSuite ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit SmartSuite besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://smartsuite.com/legal/privacy-policy

Speicherdauer:

Daten aus laufenden Geschäftsbeziehungen werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert. Nach Beendigung gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 7 Jahre für steuerlich relevante Unterlagen).

6. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine aktuelle Version ist jeweils unter q-talent.eu/datenschutz verfügbar.

Bei wesentlichen Änderungen der Datenverarbeitung informieren wir Sie aktiv, sofern Sie zu unseren Kandidatinnen, Kandidaten oder Kunden gehören.

7. Fragen und Kommentare

Für Fragen, Kommentare oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte stehen wir Ihnen unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung:

E-Mail: datenschutz@q-talent.eu
Postanschrift: Q-TALENT e.U., Sonja Gamsjäger, Obgrün 21, 8264 Großwilfersdorf, Österreich

Stand: 03.05.2026