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Das Problem mit Headhuntern: Versprechen, wo Handwerk gefragt wäre.
Ihr habt einen Headhunter gefeuert, ein weiterer hat aufgegeben, und die Vakanz ist immer noch offen. Ja, der Markt ist schwierig, die Talente sind rar und ihr seid erst auf den zweiten Blick ein richtig guter Arbeitgeber. Aber genau deshalb habt ihr die Stelle einem Dienstleister anvertraut. Und der hat viel versprochen:
Personalvermittlung ist zu einem Versprechen-Geschäft geworden. Die Branche brüstet sich mit Datenbank-Größen, perfekten Kandidaten und garantierten Besetzungszeiten. Das eigentliche Problem mit Headhuntern ist, dass sie glauben, nur so verkaufen zu können. Die Kritik an der Branche ist laut, und oft ist sie berechtigt.
Drei dieser Versprechen hört man immer wieder. Sehen wir sie uns an.
Wer mit Datenbank-Größe wirbt, verkauft Luftschlösser
„Wir haben 7.000 Profile in der Datenbank.“ Dieser Satz fällt früh, meist schon im Erstgespräch, und er soll Sicherheit vermitteln. Die passende Person liege bereit, man müsse sie nur noch herausziehen. Klingt gut. Trägt aber nicht. Die Größe als Verkaufsargument ist das erste unseriöse Signal.
Eine Datenbank veraltet schnell. Wer wechselwillig ist, ist es selten lange: eine Gegenofferte, ein neuer Chef, ein Projekt, das plötzlich Freude macht, und das Profil von vor drei Monaten ist höchstwahrscheinlich schon wieder vom Markt. Talente sitzen nicht wie eine Packung Mehl im Regal und warten darauf, gebraucht zu werden. Wir arbeiten nicht mit Produkten, die unverändert im Lager liegen. Wir arbeiten mit Menschen.
Damit kein Missverständnis entsteht: Die Datenbank zu konsultieren ist nicht falsch, im Gegenteil. Wenn ich eine Suche aufsetze, denke ich zuerst an die Talente, mit denen ich in den letzten Wochen gesprochen habe. Selten ist genau das Richtige dabei. Aber wenn doch, ist es ein Volltreffer, weil die Beziehung warm und die Situation frisch ist.
Das Problem beginnt an zwei anderen Stellen. Erstens, wenn die Größe selbst zum Verkaufsargument wird. 7.000 Profile, oder auch nur 700, sind kein gepflegtes Netzwerk. So viele echte Beziehungen kann niemand halten. Zweitens, wenn die Datenbank der einzige Weg ist. Wer zuerst und vor allem im eigenen Bestand sucht und die Ansprache am freien Markt darüber verzögert, lässt genau die Talente liegen, die nie in einer Datenbank standen. Diese Gefahr ist dort am größten, wo der Bestand verlockend groß und der Durchsatz-Druck hoch ist, also in den großen Agenturen.
Saubere Arbeit sieht anders aus. Auch das warme Profil wird neu verifiziert, die aktuelle Situation neu erfragt. Und parallel, nicht nachgelagert, läuft die fundierte Suche im Netz, damit ich ein heute passendes Talent genau zum richtigen Zeitpunkt erreiche, auch wenn ich es gestern noch nicht kannte.
Warum „Ich habe den perfekten Kandidaten“ das stärkste Warnsignal ist
Noch verführerischer als die große Datenbank ist ein einzelner Satz: „Ich habe den perfekten Kandidaten für Sie.“ Er klingt nach Treffer, nach Abkürzung, nach Ende der Suche. Tatsächlich ist er das stärkste Warnsignal im ganzen Erstgespräch. Perfekt gibt es nicht.
Es bleibt immer ein Kompromiss. Mal wünscht man sich ein paar Jahre mehr Erfahrung, mal, dass das Talent näher am Arbeitsort wohnt, mal eine tiefere Branchenkenntnis, obwohl man von der Expertise eigentlich überzeugt ist. Wer das „Perfect-Match“ verspricht, blendet das aus.
Ich nehme mich da nicht aus. In einer frühen Anstellung habe ich den Begriff selbst benutzt, in Werbetexten, weil mein damaliger Arbeitgeber das so wollte. Nach zehn Jahren in diesem Handwerk weiß ich: Das Perfect-Match gibt es nicht. Es gibt die bestmögliche reale Passung. Und es gibt die Information darüber, wo der Kompromiss liegt.
Dass der Wunsch natürlich bleibt, zeigt ein Moment aus einem aktuellen Mandat für eine Führungsrolle. Nachdem ich mehrere Talente vorgestellt hatte, wünschte sich der Kunde am Ende, halb im Scherz, eine Mischung aus allen: die Erfahrung des einen, die Persönlichkeit der zweiten, die Aufbauleistung des dritten, die Fachtiefe des vierten. Und das Gehalt des günstigsten. „Du bist heute zum Scherzen aufgelegt“, war meine Antwort. Es war ein Scherz, aber mit wahrem Kern, und das ist der Punkt: Selbst ein erfahrener Kunde wünscht sich, wenn man ihn lässt, eine Person, die es so nicht gibt. Genau deshalb verspricht der, der „perfekt“ sagt, etwas, das die Realität nie einlöst.
Mein Job ist die Gegenbewegung. Ich sage Dir nach dem persönlichen Gespräch, warum genau dieses Talent mein Favorit ist und woran ich das festmache. Aber die Entscheidung bleibt bei Dir. Von mir bekommst Du eine begründete und differenzierte Empfehlung.
Wer das nicht kann, fällt in eine Falle. Der unerfahrene Berater, der wirklich glaubt, den Idealkandidaten gefunden zu haben, ist frustriert, sobald der Kunde das anders sieht, und verliert mitunter das Interesse am ganzen Mandat. Im erfolgsbasierten Modell besonders schnell, weil dort nur der Abschluss zählt. Das ist kein Pech. Das ist fehlende Seniorität.
Time-to-Fill-Garantie. Ein Versprechen, das niemand halten kann.
Das dritte Versprechen betrifft die Zeit. „Erste Bewerbungen in zwei Wochen, besetzt in drei bis fünf Wochen“, manche setzen noch eins drauf und garantieren die Besetzung in neunzig Tagen, sonst Geld zurück. Das klingt nach Verbindlichkeit. Es ist das Gegenteil.
Auch hier gilt: Wir vermitteln Menschen, kein Produkt, das sich mit genug Effort schneller herstellen lässt. Eine garantierte Besetzungszeit behauptet eine Kontrolle, die niemand hat. Erfahrungswerte zu nennen ist seriös. Eine Zahl zu garantieren ist es nicht.
Eines muss man klar sagen: Der Headhunter ist permanent dran und will so schnell wie möglich von der ersten Ansprache zur Unterschrift, sein ganzes Geschäft hängt daran. Was er nicht in der Hand hat, ist der Prozess auf der Kundenseite.
Mit einem Konzernkunden arbeite ich im sechsten Jahr zusammen, und ich kenne die Wirklichkeit: Da sind viele Stakeholder beteiligt, jemand ist krank oder im Urlaub, und oft will man parallel noch ein weiteres Talent sehen, das gerade nicht verfügbar ist. Das ist kein Versäumnis. Die Realität macht jede Zeit-Garantie zur Fiktion.
Was ich sagen kann: In der Regel landen die ersten Profile innerhalb von zehn Werktagen nach dem Briefing bei Dir. Kommt bis zum fünfzehnten Werktag nichts oder nur Kompromisse, ist das das Signal, gemeinsam genauer hinzusehen und die Suchstrategie anzupassen. Bis zur tatsächlichen Besetzung vergehen erfahrungsgemäß eher Monate als Wochen, und wie viele, hängt zu großen Teilen an Euch. Die Konsequenzen und Kosten einer offenen Vakanz habe ich hier beschrieben: „Headhunter Kosten: Was kostet einer, der wirklich liefert?“
Gefährlich wird die Zeit-Garantie, weil sie den Anreiz verschiebt. Wer in fünf Wochen liefern muss, schickt eher das nächstbeste Profil als das passende. Ein Kompromiss, der nah genug am Wunschprofil liegt, ist dabei nichts Schlechtes. Stümperei aber schon. Ich kenne den Fall, dass für den Vertrieb einer Software-Lösung ein Broker aus einer thematisch nur scheinbar verwandten Ecke vorgestellt wurde. Treffer beim Stichwort, komplett daneben beim Profil. So etwas passiert, wenn das Verständnis für die Rolle fehlt und die Zeit drückt. Und es passiert,…
Garantieren lässt sich, was in der eigenen Hand liegt. Alles andere ist Wunschdenken im Gewand der Verbindlichkeit.
Was Handwerk stattdessen leistet
Wer das Handwerk versteht, verspricht nichts von alldem. Er fragt, um ein realistisches Bild zu bekommen. Wie sieht das aus?
Ein erfahrener Headhunter kann aus wenigen Parametern eine grobe Einschätzung geben, wie schwer eine Stelle wird oder auch wie einfach und ob es überhaupt Headhunting als Dienstleistung braucht. Das ist der Anfang, nicht das Ergebnis. Davor steht ein ausführliches Briefinggespräch, danach eine Analyse:
Wie sieht die Realität im Unternehmen aus? Sind die Rahmenbedingungen konkurrenzfähig, oder müssen sie über das Gesamtpaket „verkauft“ werden? Wie hoch ist die Fluktuation, was sagen aktuelle und ehemalige Mitarbeiter, welchen Ruf hat das Unternehmen im Markt, wie groß ist die rekrutierbare Basis für genau diese Rolle in diesem Einzugsgebiet?
Das ist keine Frage des Bauchgefühls, sondern strukturierte Recherche, bei der die Erkenntnisse sauber zusammengeführt werden. Werkzeuge, auch KI, helfen dabei. Das Urteil ersetzen sie nicht.
Zwei Mandate zeigen, was dabei herauskommt.
Eine Rolle im Customer Success, vier Sprachen: Deutsch, Englisch, Griechisch, Bulgarisch. Lokal kein Treffer. Ein Profil im Einzugsgebiet hätte formal gepasst, aber die Haltung und der Cultural Fit nicht. Also habe ich nach wenigen Tagen europaweit gesucht und ein Talent in Sofia gefunden, zur Relocation bereit. Den Kunden habe ich vom schwachen Kompromiss abgehalten. Am Ende ein echter Treffer. Kein Versprechen vorab, saubere Arbeit.
Eine Senior-Sales-Rolle, hart gedeckeltes Gehalt, enger Radius, ein Profil, das es am Markt kaum gibt. 61 angesprochen, elf ernsthafte Rückmeldungen, marktüblich. Dann pausiert. Der Pool ist winzig, der Deckel kollidiert mit dem Marktpreis. Diese Suche scheitert nicht am Geld, sondern an einer Marktgrenze. Statt weiterzustreuen: eine schriftliche Analyse, drei Wege, ein Gesprächsangebot.
Mit „den gibt es nicht“ hinzuwerfen und zu belegen, warum eine Suche so nicht aufgeht und welche Wege bleiben, sind zwei verschiedene Dinge. Das eine ist eine Ausrede. Das andere ist das Handwerk.
Worauf es hinausläuft, lässt sich gegenüberstellen:
| Das Versprechen, das Du im Erstgespräch hörst | Was Handwerk stattdessen sagt |
|---|---|
| „Wir haben 7.000 Profile in der Datenbank.“ | „7.000 oder 700 Profile sind kein gepflegtes Netzwerk. Meine Datenbank ist der gesamte Markt, den ich erreichen kann.“ |
| „Ich habe den perfekten Kandidaten für Sie.“ | „Ich habe Talente, von denen ich nach dem Gespräch überzeugt bin. Ob die Passung stimmt, entscheidest am Ende Du.“ |
| „Wir besetzen Ihre Stelle garantiert in fünf Wochen.“ | „Erste Profile in rund zehn bis fünfzehn Werktagen. Den Besetzungstermin garantiere ich nicht, weil er an Eurem Prozess hängt.“ |
Handwerk findet den bestmöglichen verfügbaren Treffer. Und wenn es ihn nicht gibt, sagt Handwerk auch das, und zwar früh.
An den Fragen erkennst Du das Handwerk
Du musst einem Headhunter nicht glauben, dass er das Handwerk beherrscht. Du kannst es im Erstgespräch hören. Wenn Du Dich für ein Gespräch mit mir entscheidest, stelle ich Dir unter anderem diese Fragen:
- Gab es bereits Besetzungsversuche, und was genau hat dabei nicht funktioniert?
- Welche Eurer Anforderungen sind echte K.-o.-Kriterien, und welche sind eigentlich ein Wunsch?
- Was kostet es Euch wirklich, solange die Stelle offen ist? Welche Projekte stocken, welcher Umsatz entgeht, wer im Team trägt den Mehraufwand?
- Wer sind die Stakeholder für diese Rolle, sind sie committed, und wie schnell könnt Ihr entscheiden? Gibt es absehbare Verzögerungen?
- Wo seid Ihr als Arbeitgeber erst auf den zweiten Blick überzeugend, und was müssen wir Talenten darüber ehrlich sagen?
Das ist noch das Erstgespräch. Das eigentliche Briefing kommt danach, wenn wir uns für die Zusammenarbeit entschieden haben, und es geht deutlich tiefer. Was darin passiert und warum diese Stunde über die Besetzung entscheidet, habe ich hier beschrieben:
„Headhunter-Briefing: Warum eine Stunde über den Besetzungserfolg entscheidet.“.
Keine dieser Fragen verspricht Dir etwas. Jede einzelne setzt sich mit der Wirklichkeit auseinander, und genau daraus entsteht eine Suche, die trägt. In dreißig Minuten klären wir, ob Deine Suche so überhaupt aufgeht und wie ein realistischer Rahmen aussieht.
Wenn das nach der Art von Zusammenarbeit klingt, die Du suchst, lass uns sprechen.
Mandat besprechen